Co musisz zrobić, aby zapełnić salę na prezentacji w kinie?
Organizując prezentację dla klientów musisz pamiętać o następujących rzeczach:
Właściwy czas i miejsce.
Wybór dnia tygodnia i pory spotkania zależy od specyfiki danej branży i rodzaju spotkania.
Jeżeli jest to 30-60 minutowa prezentacja połączona z pokazem filmu najlepszymi dniami są wtorek, środa i czwartek. Piątek to dzień, który klienci wolą poświęcić prywatne sprawy.
Najlepsza godzina spotkania to 18 -18:30, aby mogli dojechać z biura.
W przypadku dłuższych szkoleń, konferencji preferowane są godziny pracy. Wówczas klienci z reguły rezygnują z pokazów filmowych z uwagi na czas trwania samego spotkania.
Dobór odpowiedniego filmu
Rodzaj filmu i czas wyświetlenia może mieć duży wpływ na frekwencję podczas na prezentacji. Oceń jaka grupa klientów będzie miała decydujący udział i dobierz odpowiedni film do wieku i zainteresowań.
Wiele filmów można wyświetlić w kinie przed oficjalną premierą co będzie dodatkową wartością dla twoich klientów.
Weryfikacja baz klientów i wysyłka zaproszeń
Jeżeli planujesz prezentacją połączoną z pokazem filmowym dobrze jest wysyłać podwójne zaproszenia do klientów. Będą mieli wówczas możliwość zabrać ze sobą osobę towarzyszącą i zwiększasz swoje szanse, że pojawią się na prezentacji.
Powinieneś wysłać większą liczbę zaproszeń niż liczba miejsc dostępnych w sali. Dla przykładu sala 100 miejsc umożliwia organizację spotkania dla 50 klientów (podwójne zaproszenia). W tym przypadku powinieneś wysłać przynajmniej 65-70 zaproszeń.
Najszybszą formą wysyłki zaproszeń jest przygotowanie ich w formie elektronicznej i wysłanie pocztą e-mail.
Wskazane jest, aby również twoi handlowcy skontaktowali się z klientami i poinformowali ich, że planowane jest takie spotkanie. Będzie to znakomity pretekst do kontaktu.
Potwierdzenia wzięcia udziału w prezentacji
Z pewnością chciałbyś jak najlepiej kontrolować proces wypełnienia sali. Warto zatem, abyś podał termin, do którego należy potwierdzić obecność. Po upływie tego terminu twój zespół musi skontaktować się z klientami, którzy nie potwierdzili udziału.
Dzięki temu na kilka dni przed spotkaniem będziesz wiedział ilu osób możesz się spodziewać. Będziesz miał czas, aby zmienić salę na większą lub mniejszą w zależności od zainteresowania.