7 błędów podczas organizacji konferencji

Jeżeli planujesz konferencję i chcesz, aby wydarzenie zrealizowało Twoje cele oraz spełniło oczekiwania zaproszonych gości, musisz się do niego starannie przygotować. Zapoznaj się z listą najczęściej popełnianych błędów podczas organizacji takich spotkań, żebyś sam mógł ich uniknąć:

Nieodpowiedni wybór miejsca

Organizatorzy konferencji wybierając miejsce pod względem wizualnym, często zapominają o zaplanowaniu odpowiedniej przestrzeni na catering, materiały konferencyjne, recepcję czy szatnię. Zdarza się, że obiekt nie jest dostosowany do liczby osób, ma zbyt małą liczbę toalet, co powoduje dezorganizację w trakcie krótkiej przerwy kawowej. Wybierając miejsce upewnij się czy uczestnicy Twojego spotkania będą mogli sprawnie poruszać się i korzystać z przygotowanych dla nich atrakcji oraz będą mogli w komfortowych warunkach uczestniczyć w wydarzeniu.

Brak dokładnego scenariusza

Źle zaplanowana konferencja, może prowadzić do prawdziwej katastrofy! Aby wszystko przebiegło bez zastrzeżeń, potrzebny jest dokładny plan eventu. Musisz określić czas poszczególnych elementów od montażu i próby począwszy, poprzez zaplanowanie paneli dyskusyjnych, prelekcji, przerw kawowych, lunchu, a na demontażu skończywszy. Im bardziej szczegółowy scenariusz rozpisany minuta po minucie tym masz większe szanse na sukces i dobrą komunikację z całą ekipą organizującą wydarzenie.

Bardzo pomocnym narzędziem jest tzw. „check lista”, dzięki której możesz skontrolować czy wszystko jest odpowiednio przygotowane. Często popełnianym błędem jest myślenie, że jak mamy zarezerwowane miejsce i umówionych podwykonawców to „jakoś to będzie”, to tylko konferencja…. Rzeczywistość okazuje się zupełnie inna – konferencja to cały proces przygotowań, sztab ludzi i lista nieoczekiwanych zdarzeń, na które trzeba być przygotowanym. Zwykle eventy planowane są z dużym wyprzedzeniem, co pozwala na zaplanowanie tego wydarzenia z należytą starannością.

Brak planu „B”

Jest takie powiedzenie: „Licz na najlepsze, szykuj się na najgorsze”. Zbyt duża pewność siebie i optymizm przy organizacji konferencji może kosztować cię wiele stresu. Jeżeli tylko to możliwe zawsze staraj się przygotować plan awaryjny np. organizując transmisję internetową musisz mieć świadomość, że może przestać działać łącze internetowe. Ryzyko jest niewielkie, ale jednak istnieje. Alternatywą będzie zatem łącze zapasowe, a jeżeli nie jest to możliwe nagrana prezentacja, która zostanie wyświetlona zamiast transmisji.

Co musisz zrobić, zatem aby zminimalizować ryzyko wystąpienia nieoczekiwanych zdarzeń?

przeprowadzić próbę
sprawdzić sprzęt
obejrzeć przygotowaną prezentację na docelowym ekranie – musi być zapisana

w odpowiedniej rozdzielczości i formacie.

w przypadku konferencji z transmisją, przygotuj się na poprowadzenie transmisji w każdej lokalizacji odbiorczej w przypadku utraty łącza.
potwierdzić liczbę uczestników w odpowiednim czasie
i jeszcze raz wszystko sprawdzić w check liście!

Niewłaściwie dobrany catering

Niskiej jakości catering jest w stanie zepsuć nawet najlepiej zaplanowany event. Wybierając menu musisz zwrócić uwagę na to, aby menu było dostosowane do:

ilości osób
płci (pamiętaj, że mężczyźni mają inne oczekiwania niż kobiety)
pory dnia (inne menu serwowane jest w południe, a inne wieczorem)

Kategorycznym błędem jest zamawianie lunchu, czy przerwy kawowej na mniejszą liczbę uczestników niż faktycznie obecna na evencie! Jeśli nie chcesz, aby pozostał „niesmak” po konferencji, nie oszczędzaj na cateringu, potrawy muszą być świeże, dobrej jakości i w odpowiedniej ilości.

Zbyt późne zapraszanie gości

Kiedy masz już wszystko zaplanowane, wystarczy tylko zaprosić gości. Niby proste, a często popełnianym błędem jest zbyt późne wysyłanie zaproszeń. Wielu organizatorów zaprasza więcej gości spodziewając się, że przyjdzie tylko połowa, ponieważ tak wynika z ich doświadczenia. Jeśli zaprosisz uczestników zbyt późno, a frekwencja będzie wyższa niż się spodziewasz, to możesz mieć kłopoty. Zarezerwowana sala mieści 200 osób, a udział w wydarzeniu potwierdziło 320 os. Jeśli obiekt ma większą salę i może ci ją udostępnić, to nie będziesz mieć problemu, a co jeśli nie będzie takiej opcji? Powinieneś również uzgodnić z obiektem konferencyjnym do jakiego terminu masz możliwość zmiany, tak aby zobligować zgłaszających się uczestników do potwierdzenia swojej obecności w odpowiednim czasie.

Brak sali to nie jedyny problem w takim przypadku, ponieważ wraz ze zwiększeniem się liczby osób musisz zwiększyć zamówienie cateringu, co na ostatnią chwilę również może okazać się problematyczne.

Montaż i demontaż

Klienci organizujący konferencje często zapominają o czasie niezbędnym do przygotowania sali, oświetlenia i dekoracji. Zwykle chcąc zaoszczędzić na wynajmie sali zostawiają zbyt mały czas na montaż, próby i demontaż. W zależności od miejsca, w którym odbywa się konferencja są różne wewnętrzne przepisy regulujące czas montażu, dostaw, czy wnoszenia i wynoszenia dużych konstrukcji. Oprócz często wymaganych projektów PEPOŻ związanych z bezpieczeństwem, musisz wziąć pod uwagę to, aby twoje działania nie kolidowały z codzienną pracą obiektu (hałas, przenoszenie dużych konstrukcji ogólnodostępnymi korytarzami itp.,

Źle zaplanowany budżet

Przy planowaniu konferencji musimy się liczyć z kosztami, a te powinny zostać starannie zaplanować, aby uniknąć sytuacji, że stracisz nad tym kontrolę. Musisz pamiętać także o nieoczekiwanych kosztach, które mogą się pojawić . Planując event oprócz miejsca, cateringu, atrakcji i rzeszy podwykonawców, musisz liczyć się z mniej oczywistymi wydatkami, tj. opłaty za pozwolenia czy związane z bezpieczeństwem gości np. opieka medyczna, straż.

Uczestnicy w konferencji często nie mają świadomości jak wiele czasu i wysiłku poświęcili organizatorzy na to, aby mogli z przyjemnością wysłuchać prelekcji specjalistów, obejrzeć doskonale przygotowaną prezentację, siedząc w wygodnym fotelu, w odpowiedniej temperaturze, napić się aromatycznej kawy i zjeść przepyszny lunch. Przecież to tylko konferencja, prawda ?…. 